¿QUÉ ES UN HALLAZGO?

La palabra “hallazgo” tiene muchos significados y connotaciones, además transmite una idea diferente a distintas personas.  En auditoría: se les emplea en un sentido crítico y se refiere a cualquier  situación deficiente y relevante que se determine mediante procedimientos de auditoría sobre áreas críticas. Surgen de un proceso de comparación entre “lo que debe ser” y “lo que es”.  El término hallazgo no abarca las conclusiones del auditor basadas en el análisis del significado e importancia de los hechos y otra información, y las recomendaciones y disposiciones resultantes, es decir, un hallazgo es la base para una o más conclusiones, recomendaciones y disposiciones pero éstas no constituyen parte del mismo.  

REQUISITOS BÁSICOS EN UN HALLAZGO DE AUDITORÍA 

Los siguientes constituyen los requisitos básicos de cualquier hallazgo de auditoría:

     Importancia relativa que amerite su desarrollo y comunicación formal.

·         Basado en hechos y evidencias precisos que figuren en los papeles de trabajo.

·         Objetivo, al fundamentarse en hechos reales.

·         Basado en una labor de auditoría suficiente para respaldar las conclusiones resultantes.

·         Convincente para una persona que no ha participado en la ejecución de la auditoría.

Conviene destacar que un hallazgo no es favorable a la entidad auditada. La cantidad de labor necesaria para desarrollar y respaldar un hallazgo depende de las circunstancias y el juicio profesional del auditor. Es importante que la presentación del hallazgo no conduzca a conclusiones erróneas y que su contenido esté plenamente justificado por la labor de auditoría efectuada. 

FACTORES A SER CONSIDERADOS AL DESARROLLAR LOS HALLAZGOS DE AUDITORÍA 

Los auditores que participen en el equipo de auditoría, deben estar capacitados en las técnicas para desarrollar hallazgos en forma objetiva y tener un punto de vista realista para hacer juicios y llegar a conclusiones. Los factores que se deben tener en cuenta son los siguientes: 

Las condiciones y circunstancias existentes al momento en que ocurrió el hecho o se efectuó la transacción bajo examen y no aquellas existentes al momento de efectuar el examen. 

v  La índole, complejidad y magnitud de las operaciones que se están evaluando. A pesar de que el auditor siempre está interesado en mejorar el rendimiento, no hay que pensar que debe criticarse cualquier asunto que no es perfecto. El adoptar un punto de vista de esta naturaleza, no significa que no se informará a la administración de la entidad sobre asuntos importantes, junto con las recomendaciones y disposiciones para lograr mejoras. 

v  La necesidad de someter el hallazgo potencial o un análisis honesto y crítico. La práctica de hacer el papel de “abogado del diablo” es muy útil para identificar puntos débiles en los hallazgos potenciales. Por lo tanto, el auditor debe observar normas muy altas de objetividad y estar en guardia para evitar hallazgos que requieren gran inversión de tiempo y esfuerzo al tratar de desarrollarlos adecuadamente, sin alcanzar buenos resultados. 

v  La labor de auditoría debe ser lo suficientemente completa para presentar una base sólida para las conclusiones, disposiciones y recomendaciones y para poder demostrar claramente su propiedad y racionalidad a terceras personas en forma convincente. No se puede asumir que otros aceptarán las conclusiones, disposiciones y recomendaciones simplemente porque el auditor las manifiesta. 

v  Diferencias de opiniónAl ejercer las facultades discrecionales, los funcionarios de la entidad pueden tomar decisiones con las cuales el auditor no está de acuerdo. No deben criticarse tales decisiones si parecen estar basadas en consideraciones adecuadas de los hechos disponibles en el momento. Tampoco debe criticárselas solamente porque el auditor tiene una opinión distinta acerca de la naturaleza de la decisión que debía haber sido tomada.   

v  No se debe sustituir el juicio del auditor o el de los funcionarios de la entidad. En estas circunstancias, las conclusiones, disposiciones y recomendaciones deben basarse en los resultados o el efecto de la decisión en cuanto al programa, operaciones, gastos, entre otros, de la entidad.  

PASOS A SEGUIRSE EN EL DESARROLLO DE LOS HALLAZGOS DE AUDITORÍA INTERNA 

El proceso de desarrollo de un hallazgo implica por lo regular, los siguientes pasos: 

1.    Identificar la condición o asuntos deficientes, según se les mida en comparación con criterios aceptables, que generalmente son formas demostradas de hacer mejor las cosas. Algunos criterios aceptables pueden ser los establecidos por las directivas o políticas de la empresa, y si éstos no han sido establecidos por el auditor tiene que desarrollarlos y enunciarlos con sumo cuidado. 

2.    Identificar las líneas de autoridad y de responsabilidad con respecto a las operaciones implicadas. 

3.    Determinar las causas de la deficiencia.

4.    Comprobar si la deficiencia es un caso aislado o una condición muy difundida. 

5.    Determinar los efectos negativos que produce la deficiencia.

6.    Obtener comentarios de las personas u organismos directamente interesados, que pueden estar afectados en forma adversa por el hallazgo.

7.    Determinar las conclusiones de auditoría, con base en la evidencia acumulada. 

8.    Determinar las acciones correctivas, disposiciones o recomendaciones que permitan introducir mejoras. La labor efectuada, la información obtenida y las conclusiones alcanzadas en el desarrollo de los hallazgos deben estar ampliamente respaldadas y documentadas en los papeles de trabajo, conforme se va efectuando la labor.

Este paso no debe diferirse nunca hasta que la fase de preparación del informe esté en proceso. El desarrollo total de un hallazgo exige que se informe al titular o máxima autoridad de la entidad. Todo el proceso de desarrollo de un hallazgo requiere la acumulación de información apropiada para informar adecuadamente de acuerdo con las normas, características y requerimientos básicos de la auditoría.  

a.    Identificar la condición deficiente y su comparación con los criterios establecidos. Este paso incluye la comparación de operaciones reales con los criterios o requerimientos establecidos, ya sea en forma de reglamentos, normas técnicas, normas de rendimiento, presupuestos operativos, políticas o directivas del nivel superior de la entidad. 

b.    Identificación de las líneas de autoridad y de responsabilidad en la entidad con respecto a los asuntos deficientes. Es necesario identificar a las personas directamente responsables de las condiciones deficientes y los niveles más altos de responsabilidad para saber con quién debe discutirse el problema y a quién debe dirigirse las comunicaciones pertinentes. 

c.    Determinar las causas de la deficiencia. Resulta de vital interés identificar y comprender las causas de una deficiencia si se pretende revisarla en forma imparcial y eficazmente, para sugerir acciones correctivas efectivas. Debe averiguarse por qué tuvo lugar la situación adversa, por qué sigue existiendo y si han establecido procedimientos internos para evitarla o si aquellos establecidos han sido ineficaces o mal implantados. En oportunidades al comprender la causa de la deficiencia, se pueden identificar otros problemas que requerirán ser revisados durante la auditoría.   

d.    Determinar si la deficiencia es aislada o muy difundida. Esta determinación es necesaria para: 

2.    Llegar a las conclusiones apropiadas acerca de la importancia relativa de la deficiencia. Esto es esencial en el esfuerzo por alentar a los funcionarios de la empresa a tomar medidas correctivas. También para decidir sobre el nivel jerárquico apropiado para comunicar el hallazgo.

3.    Emitir recomendaciones o deposiciones apropiadas para que se tomen acciones correctivas. Si el auditor está convencido de que la condición está muy difundida y es probable que vuelva a ocurrir, debe recomendar a la entidad que tome las medidas necesarias para impedir errores similares en el futuro, tanto como identificar y, si es posible, remediar los errores anteriores. Las pruebas de auditoría deben ser suficientes como para mostrar si la condición está muy difundida. Sin embargo, debe recomendarse que la entidad tome las acciones necesarias para determinar la extensión total de la deficiencia. Aunque un tipo específico de deficiencias o irregularidades no sea frecuente o no esté muy difundido, los casos individuales pueden ser en ocasiones lo suficientemente importantes, por su naturaleza, magnitud, o peligro potencial como para requerir su desarrollo total. Así, una condición adversa percibida en un programa relativamente nuevo puede no estar muy difundida aún, pero podría tener implicaciones o posibilidades importantes si no se le elimina oportunamente. 

a.    Establecer la importancia del hallazgo identificando los efectos negativos que genera la deficiencia. Deben considerarse completamente los efectos o importancia del hallazgo. El auditor debe considerar no sólo el resultado inmediato, sino los efectos colaterales, intangibles u otros, tanto reales como potenciales. Cuando sea posible, debe determinarse los efectos financieros o la pérdida causada por una deficiencia identificada.  

b.    Obtener opiniones de los funcionarios y entidades directamente relacionadas. Una realidad de los resultados de la labor de auditoría es la imparcialidad de la que debe estar revestida, la cual se logra mediante el análisis objetivo de las operaciones, y principalmente de la discusión de las deficiencias con los funcionarios encargados, para obtener sus comentarios u opiniones, de ser posible debidamente documentados. Al obtener las opiniones de los funcionarios se acumula información importante